Heyhay Readers kali ini saya akan membahas salah satu modul pada database yaitu Modul Purchase pada PT Bank Zamrud Indonesia . Dalam pengerjaannya, pertama-tama saya telah melakukan pelaporan data beserta fungsi-fungsi yang terdapat pada Modul Purchase berikut adalah Printscreen yang telah saya kerjakan.
Ada 4 Tahapan utama dalam Modul Purchasing:
Request for Quatation adalah Surat Penawaran yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran.
Purchase Requisition (PR) adalah Permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang, spesifikasi barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli PR serta disetujui yang akan berlanjut ke proses PO.
Purchase order (PO) adalah Proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi didalam PO meliputi bidding untuk pemilihan supplier termasuk didalamnnya tentang detil kontrak, penertbitan Po itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak supplier.
Receiving adalah Proses akhir dari Purchasing, barang yang telah dipesan setelah melalui penawaran dan kesepakatan dan pembayaran akan dikirim pada alamat pengiriman, saat barang yang dipesan sudah tiba di lokasi.
Berikut ini adalah Langkah-langkahnya :
1 . Request for Quatation
Prosedur pertama dalam purchasing adalah quatation, dimana perusahaan akan mengirimkan permintaan penawaran kepada supplier yang kemudian akan dibalas oleh supplier berupa quatation. seperti pada gambar dibawah ini:
- Tahap Selanjutnya yaitu Purchase Requisition yang merupakan form penawaran yang dikrimkan perusahaan kepada supplier.
pada form ini supplier akan menjelaskan nama supplier , tanggal perusahaan mengrirm penawaran dan alamat pengiriman. selain itu terdapat juga informasi mengenai produk yang ditawarkan.
- Setelah itu adalah Purchase Order , Pada tahap ini perusahaan memesan barang sesuai dengan kesepakatan pada quotation. terdapat 4 aktivitas Po yang telah dilakukan oleh PT Bank Zamrud Indonesia dengan nomor referensi, tanggal pemesanan , dan supplier yang berbeda, terdapat 3 status yang sudah done yang menunjukkan bahwa barang/ jasa yang dipesan telah dikirim dan sampai pada perusahaa, sehingga tahap purchase dinyatakan selesai.
Setelah itu kita mengirimkan email dan menunngu balasan email seperti gambar dibawah ini
kemudian tunggu beberapa saat emai balasan akan berubah menjadi Bid Received seperti contoh dibawah ini. .
langkah selanjutnya adalah setelah mengklik bid received akan diminta untuk konfirmasi order/ pemesanan .
Setelah itu kita akan menerima Invoice dimana form tersebut memberikan informasi tentang nama supplier, tanggal pesan, alamat pengiriman, detail produk yang dipesan beserta harga, jumlah barang, dan estimasi tanggal diterima perusahaan.selain itu terdapat pula informasi mengenai tenggat waktu penawaran yang diberikan dan juga informasi tentang pengiriman dan invoice atau surat penagihan.
Setelah surat penagihan / invoice selanjutnya data akan di validasi seperti contoh dibawah ini.
setelah data telah valid maka akan muncul tentang jumlah total pembayarannya dengan mengisi metode pembayarannya bisa melalui bank maupun cash setealah itu done berarti telah selesai.
- Tahap Receiving yang merupakan tahap terakhir dalam Purchasing . pada tahap ini barang yang dipesan sudah sampai ke perusahaan dan telah diterima dan diperiksa oleh tim receiving.
o
Sekian dari saya Babyboss semoga membantu para readers mohon maaf apabila ada kesalahan harap maklumi :)